宿泊業界支援情報

災害からデータを守る|クラウド対応のホテルシステム(PMS)の紹介・導入時の着目ポイント

日本という国は本当に災害とは切っても切り離せない国で
毎年のように水害やら地震が発生しています。

今回はクラウド化に対応しているホテルシステムをご紹介
最大450万円が補助されるIT補助金2020の期間が延長され
第6次(2020年7月31日締切)・第7次(2020年8月31日締切)2020年9月30日まで延長という期日が発表されています。
今手書き運用や事務所にサーバーを置いている施設はいいタイミングではないでしょうか

 

そもそもクラウドとは

クラウドとは簡単に言うとインターネット上にデータを保管する仕組みです。

 

クラウド

 

昔は事務所などにサーバー機を置いて管理するというのが主流でしたが
災害時やサーバー機の故障などでデータの損失などが発生するリスクがあります。

 

そこでクラウドサーバーを利用すると例えば今回のような水害で
事務所のパソコンなどが水没・故障してしまったとしても
大元のデータはインターネット上にあるので、お客様のデータや履歴を守ることが可能です。

まあ厳密にいうとインターネット上というよりはデータセンターなどの別の場所ですね。

 

クラウド対応しているホテルシステム(PMS)

有名どころのPMSを挙げます。
いずれもクラウド対応しているシステムです。

独断と偏見でみた目安
小規模:20室未満
中規模:200室未満
大規模:200室以上

Staysee ステイシー株式会社小規模向け

〇陣屋コネクト 株式会社陣屋小~中規模向け

〇支配人くんNEXT 株式会社クリップサイト小~中規模向け

〇アシスト 信南交通 中規模向け

〇はなぶさ ナバック中規模向け

〇INCHARGE 7 JTBビジネスイノベーターズ中規模向け

〇TAP タップ 中~大規模向け

△NEHOPS NEC 大規模向け

GLOVIA 富士通 大規模向け

Wincal アルメックス 大規模向け

OPERA Cloud Services オラクル大規模向け

このブログではStayseeさんは以前紹介させて頂きましたね
この時代ではありますので多くのホテル・旅館システムはクラウド対応していますね。
IT補助金2020サイトで検索したところがついている会社の製品はIT補助金に対応します。

 

NECはホームページには記載があったのですが、ツール検索をしても出てこないのでホテルシステムは対象外なのかもしれません。という事で△
ちょっと補助金の検索ページも怪しいんですよね~…。
興味があるものがあれば実際にお問い合わせした際に聞いてみるのが確実です。

 

ホテルシステム導入を検討した場合のチェックポイント

 

といってもこれだけ色々あるけどどこの会社も似たり寄ったりでわからないという方が殆んどだと思います。
そこで導入にあたりこの辺をチェックしておくと良いよというポイント・心得を何点か挙げてみます。
デモや打ち合わせの際に確認してみてください。

 

ホテルシステムを導入する目的を明確にする

何を目的としてシステムを導入するかを担当者・スタッフ間で明確にしておく事は絶対にしておいたほうがいいです。
現状の課題なども挙げておくといいでしょう。

例えば

顧客管理をきちんとしてリピーターを増やしたい

・顧客管理機能が充実しているシステムを選ぶ。
・顧客情報が出力できるか
・どのように顧客が検索できるか
・顧客情報の統合ができるか

 

業務の手間を省いてスタッフの残業を減らしたい。生産性をあげたい

・何に今一番時間を取られているのかを明確にする。
・予約入力が簡単なシステムを選ぶ
・勤怠管理が出来るシステムを選ぶ

 

ホテルの稼働率をあげたい

・レベニューマネジメントの機能があるか
・稼働率などを素早く確認できるか
・予約傾向の分析などができるか
・ADR,RevPARが見られるか

 

などです。目的が決まっていればそこから逆算してプロジェクトを進める事が出来ます。
逆にそこが明確になっていないと沼にハマっていき

前のシステムの方がよかった…

なんてなることも…。

あとありがちなのが

今のシステムが古いので新しいものに変えたい

これも一見目的に見えますがシステムを新しいものに変えるというのは手段であり目的にはなりません。

 

必ず目的を決めてシステムの導入をしましょう。

 

費用面(初期費用・保守形態と費用)

費用面は重要ですよね。
何れの会社も見積もりを依頼すれば提示してもらえると思いますの必ず依頼しましょう。
余程気に入った機能がある!ということでない限り複数の会社で依頼して比較するのがいいと思います。

 

費用感ですが
中規模向けになるとオプションにもよりますが数百万は掛かります。
大規模向けのシステムになると数千万掛かることもあります。

 

そして意外と盲点になりがちなのが保守の形態です。

・アカウント数で費用が変わる
・使用するPCの数で費用が変わる
・月額払い・年払い

等違いがあるのでしっかりチェックしましょう。

 

機能、オプション(カスタマイズ可能か・他システムとの連携が可能か)

各システム様々なオプションが用意されています。
課題に合ったオプションを入れましょう。なんでもかんでも入れればいいというものではありません。

 

例えば

・サイトコントローラーとの連携
・CTI(ナンバーディスプレイ機能)
・POS
・ドリンク・別注料理のオーダーシステム

 

サイトコントローラー連携は現在サイトコントローラーを利用しているなら絶対にあった方がいいです。

→サイトコントローラー経由で予約が自動取り込みされます。
PMSによってポイントや事前決済の取込が出来る・出来ないがあるのでチェックしましょう。

 

CTI(ナンバーディスプレイ機能)も導入を推奨します。

予約受けなどの電話対応の楽さが段違いになります。
顧客情報と電話番号が紐づくので顧客情報が登録されている予約者から電話があった場合に
「リピーター」「予約の内容」「宿泊履歴」などを参照しながら話をすることが可能です。

 

またカスタマイズ可能かも確認する必要があります。

 

カスタマイズは画面周りのカスタマイズ帳票カスタマイズなどがありますが
中小規模向けのホテルシステムはパッケージ販売なので画面のカスタマイズは断られる場合があります。
自分の施設に合った画面の構成にしたい・操作感にしたい。という場合は確認が必要です。

 

現在利用している台帳と同じものを出力したい。

という場合は帳票カスタマイズが必要になります。
ペーパーレスに特化している陣屋コネクトは帳票カスタマイズが出来ない、という事もあります。
ホテルシステムによるのでチェックしましょう。

 

 

入力方法(キーボード操作かマウス操作か)

操作性としてキーボード操作に特化したシステムとマウス操作に特化したシステムがあります。

キーボード操作は慣れれば入力スピードが上がりやりやすいのですが
逆にキーボード操作に慣れていないスタッフは慣れるまで時間が掛かります。
新入社員などが入った際には少し時間が掛かるかもしれません。

逆にマウス操作は直感的に操作できるように作られているので
パソコンに慣れていない人には優しい作りになっています。

デモ機のレンタルが出来た場合はフロントや予約担当など主にPCを触る人に見たり触ってもらうのがいいと思います。

 

データ移行が可能か(現行システムを使用している場合)

予約の移行は断られる場合もあります。
利用しているサイドからはわからないくらい内部は複雑に出来ています。

 

予約移行が出来ない場合は移行期間中に未来分の予約を登録をする必要が出てきたり
過去分は今までのシステムを確認しなければならなかったりと
最初に苦労するので必須という場合はチェックが必要です。

 

出来るに越したことはありませんが、
基本的に現行システム会社・新規システム会社にそれぞれお金を支払う必要が出てきます。

 

 

ホテルシステムの導入時期はいつがいいのか

最後に。
家電のようですが…

今回のような補助金が出る場合はそのタイミングがベストです。

今回は特別最大450万円の補助額なので、例年の傾向からすると破格です。
毎年春~夏にかけてIT補助金が実施されているのでおそらく来年も来るのではないかと思っています。
ただ数年前に策定された補助事業のため、毎年補助金額や条件が変わります。(最大100万なんて年も)

 

まだ入れるかどうかどうしようかな~と迷っている方向けですと
毎年2月に東京ビッグサイト(今年は幕張メッセでしたが)で「ホテル&レストランショー」というイベントがあり
そこで今回挙げたほぼ全てのシステム会社が一同に会します。

 

わざわざメールで問い合わせなどをしなくても
その場でデモを見たり話が聞けるのでおススメです。

 

ということで2~3月にシステム選定
春~夏にかけて補助金を利用したシステム導入がいいと思います。

 

繁忙期にシステム導入をすると大変なのでその辺は時期を調整しましょう。

 

ということでホテルシステムの紹介と導入時の心得でした!
長くなっちゃってごめんねごめんね~!

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